7 Métodos e Ferramentas de gestão para seu negócio

Se você é uma empreendedora que está aí lutando para construir a própria história e no caminho esbarrou com um monte de processos que precisam ser geridos, este post é para você! Vem comigo que eu vou te apresentar 7 métodos e ferramentas de gestão para aplicar no seu negócio de forma simples e que vão te ajudar a executar atividades importantes com qualidade e rapidez.

Mas, antes de irmos aos métodos e ferramentas, é importante entender do que se tratam.

O que são métodos e ferramentas de gestão?

Conceituando métodos e ferramentas, temos: enquanto o método é o caminho traçado para chegar à execução, as ferramentas são os instrumentos utilizados nesse processo. Nesse sentindo, os métodos e ferramentas de gestão são caminhos e instrumentos que podem auxiliar na execução de atividades ligadas à gestão de um negócio.

Assim, com os métodos e/ou ferramentas certas, o gestor pode otimizar os processos organizacionais, transformando atividades cansativas e burocráticas em atividades rápidas e fáceis de ser executadas.

1. Meta Smart

Qual é o pontapé inicial para uma boa gestão? Acertou quem disse: metas! A meta é o decreto de aonde se quer chegar. Dada a sua importância, uma meta não pode ser determinada de qualquer forma e é por isso que o primeiro método que você precisa conhecer é a Meta SMART.

O termo SMART é uma sigla formada pelas palavras: Specific (Específico), Measurable (Mensurável), Achievable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time Based (Baseada em tempo). O método SMART tem como objetivo auxiliar na definição de metas e a aplicação desse método se baseia em uma regra simples: uma meta precisa ser específica, mensurável, atingível, relevante e temporal.

Um exemplo vai te ajudar a entender melhor essa aplicabilidade.

• Objetivo: Visitar empresas em todas as capitais do país.
• Meta SMART: Realizar uma expedição passando por todas as capitais do Brasil para estudar as boas práticas das empresas bem sucedidas, iniciando em Janeiro de 2021 , visitando uma capital por mês, concluindo em fevereiro de 2023.

2. Método 5W2H

O sucesso de qualquer projeto organizacional e/ou pessoal depende de fazer exatamente o que tem que ser feito. O problema é que nem sempre a gente sabe o que fazer, né? Por isso, é tão importante ter um plano de ação. Esse método estabelece todas as informações necessárias para nortear a execução de um objetivo e pode ser feito de forma super simples utilizando o método 5W2H.

O termo 5W2H trata-se de uma sigla que resume sete perguntas, cinco iniciadas com a letra W e duas com a letra H: What? (O quê?), Why? (Por quê?), Where? (Onde?), When? (Quando?), Who (Quem?), How? (Como?) e How much? (Quanto custa?).

Esse método é muito utilizado no meio empresarial, porque traça o roteiro ideal para desenvolver um plano de ação e é de fácil aplicação, basta estabelecer o seu objetivo e ir respondendo a cada uma das perguntas.

3. Kanban

Se você precisa de um método para te auxiliar no controle do fluxo de tarefas, te apresento o Kanban.

O termo Kanban pode ser traduzido como “cartão” ou “sinalização”. Esse método foi desenvolvido pela Toyota para auxiliar na produção Just in Time, portanto, 100% focado na eficiência industrial. Contudo, o sistema rompeu as barreiras da indústria e é muito utilizado hoje, inclusive na organização de rotinas pessoais.

O Kanban sugere a organização das tarefas em cartões ou post-its, que são fixados em um quadro dividido em três etapas: To Do (A fazer), Doing (Fazendo) e Done (Feito). Ao passo que as atividades vão sendo executadas, os post-its vão sendo remanejados para o campo que corresponde ao status em que se encontra.

Como esse é um método de gestão visual, você pode adaptar os termos referentes a essas etapas para algo que tenha mais a ver com a forma como você conduz seus processos.

No Kanban Moving Girls os blocos seriam: Faz logo, miga; Olha o prazo, sua loka; e Aleluia, Arrepiei. Muito Moving? Sim ou Claro?

4. Project Model Canvas (PM Canvas)

Se a gestão de projetos é uma rotina da sua empresa, o Project Model Canvas é uma a ferramenta que você precisa conhecer.

Primeiramente, é importante entender que o PM Canvas não é a mesma coisa do Business Model Canvas, tá? Enquanto o Business Model Canvas é voltado para a criação de modelos de negócios, a proposta da metodologia PM Canvas é proporcionar a gestão de projetos a partir de um quadro colaborativo, ou seja, que estimula que a sua elaboração seja feita em equipe.

O Project Model Canvas vem ganhando espaço nas empresas das mais diversas áreas pelo fato de ser uma ferramenta visual que possibilita o planejamento do projeto inteiro em um só documento, de uma única página. A simplicidade do modelo também está no seu preenchimento, que pode ser feito também através de post-its.

5. Matriz SWOT

Essa é uma das ferramentas de gestão mais úteis que existem e se você ainda não a conhece, olha que necessária ela é!

A Matriz SWOT, também conhecida como FOFA, possibilita uma análise do cenário em que uma organização está inserida. O termo SWOT trata-se de um acróstico formado pelas palavras de origem inglesa: Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).

Esta ferramenta considera para a sua análise tanto o macro quanto o microambiente, em outras palavras, tanto o ambiente interno quanto o externo.

As Forças e Fraquezas referem-se ao ambiente interno, ou seja, os pontos positivos e negativos da organização, tais como as características do seu produto, seu serviço ou seu negócio. As Oportunidades e Ameaças referem-se ao ambiente externo, as variáveis que não podem ser controladas pela organização, tais como o contexto político, econômico e cultural.

Para construir a Matriz SWOT da sua empresa, basta refletir com sinceridade sobre algumas questões: Quais são os pontos fortes e os pontos fracos do meu negócio? Que oportunidades e que ameaças fazem parte do cenário em que ele está inserido?

A elaboração da matriz vai te possibilitar fazer uma análise mais assertiva sobre o posicionamento da organização frente ao mercado.

6. Matriz BCG

Agora, uma ferramenta para quem tem um monte de produtos no portfólio e não sabe o que fazer com eles.

A Matriz BCG tem como objetivo analisar o desempenho dos produtos comercializados pela sua empresa para facilitar a tomada de decisões sobre eles.

Para aplicar a Matriz BCG na sua empresa, antes de mais nada, é preciso classificar seus produtos.

A Matriz se divide em quatro grupos, classificados de acordo com a taxa de crescimento do mercado e a participação do produto no cenário. Os quatro grupos são:

• Estrela: Produtos que trazem muitos lucros para a empresa, mas que por outro lado, custam caro para manter o alto padrão, visto que se encontram em um mercado em crescimento com muitos concorrentes.
• Vaca Leiteira: Produtos que, assim como os estrelas, têm uma alta lucratividade, mas que, ao contrário dos mesmos, não têm um alto valor de manutenção, pois já não se encontram em um cenário tão competitivo.
• Ponto de Interrogação: Produtos que ainda não têm uma presença forte no mercado, mas que, apesar disso, se mostram em crescimento.
• Abacaxi: São aqueles produtos que não agregam muito ao faturamento da empresa e que, ao mesmo tempo, também não se encontram em um cenário promissor em termos de crescimento.

Análise dos resultados da Matriz BCG

Tendo classificado seus produtos de acordo com as características, é hora da análise e, em síntese, temos:

Os produtos estrelas, mesmo tendo um alto custo, devem ser mantidos e cultivados pela organização a fim de que se tornem vacas leiteiras no futuro. As vacas leiteiras devem ser aproveitadas para que a empresa possa colher o máximo dos seus resultados. Os pontos de interrogação precisam ser estudados, bem como o mercado, para sanar a dúvida entre construir ou abandonar. E por último, os produtos abacaxis: estes já não apresentam grandes chances, logo, talvez seja o momento de tomar a difícil decisão de abandonar.

Em conclusão, vale lembrar que o mercado é volátil e que todo produto possui um ciclo de vida. Sendo assim, nascem, crescem, atingem a maturidade e, um dia, chegam ao seu declínio. Cabe a cada organização compreender esse processo e desenvolver estratégias para se reinventar e se manter competitiva.

7. Diagrama de Ishikawa

Sabe aquele processo que vem apresentando falhas e você não sabe o porquê? O Diagrama de Ishikawa pode te ajudar!

Também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou espinha de peixe, em virtude do seu formato de espinha, o Diagrama de Ishikawa parte da ideia de que todo problema que surge em uma empresa possui uma causa raiz que, se identificada e resolvida, pode melhorar significativamente o desempenho da organização.

A execução da ferramenta consiste em analisar aspectos essenciais até que a raiz do problema seja encontrada. Esses aspectos são os Métodos, as Máquinas, as Medidas, o Meio Ambiente, os Materiais e a Mão de obra.

Para aplicar o Diagrama de Ishikawa no seu negócio, basta definir o problema que será dissecado e preencher as “espinhas” com as possíveis causas que podem estar ligadas a cada um dos aspectos. Finalizado o preenchimento, começa o processo de análise, em que você vai observar cada causa para chegar até a principal.

Descoberta a raiz, é hora de montar um plano de ação para eliminá-la, solucionando, assim, o problema que estava atrapalhando o seu processo.

Como definir que ferramentas utilizar?

Conhecendo os métodos e ferramentas de gestão que podem ser aplicadas no seu negócio, cabe a você definir quais serão incorporadas à sua rotina. Para isso, antes de mais nada, os seus processos precisam estar bem claros para evitar que você inclua o que é desnecessário. Os métodos e as ferramentas devem vir para facilitar ou agilizar os processos e não para torná-los burocráticos. O objetivo é que eles tragam um impacto real no desempenho da organização.

Além disso, pense no que caracteriza o seu negócio e personalize todos os métodos e ferramentas de gestão para que pareçam com ele. Cores, traços, linguagem… Não tenha medo de deixá-los a sua cara!

Miga, agora que você já foi apresentada aos principais métodos e ferramentas de gestão e sabe o que fazer com eles, analise quais podem ajudar a otimizar os seus processos, aplique-os, monitore os resultados, aperfeiçoe sempre que necessário e partiu dominação mundial!