Método GTD: O que é e como aplicar?

Métodos de organização e produtividade são muito comentados na atualidade. Entretanto, nem todos dão certo e nem sempre nos adaptamos a eles. Vamos falar sobre o método GTD: vou explicar como funciona e como você pode aplicá-lo a sua rotina para atingir um planejamento ideal. Faça o teste, analise, adapte e se funcionar com você mantenha o hábito de aplicar esse processo na sua rotina.

O que é o método GTD?

Mais conhecido como ‘’a arte de fazer acontecer’’, o método GTD (abreviação de “Getting Things Done”) é um método de organização e produtividade pessoal criado por David Allen. Seu objetivo é “esvaziar a sua mente” para produzir mais e melhor, gastando menos tempo e energia. Nesse sentido, o método se baseia em registrar, armazenar e acompanhar o que foi feito durante o dia, fazendo com que você limpe a sua mente e nenhuma informação ocupe espaço ‘’desnecessário’’ nela.

O GTD é dividido em cinco passos: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar. Quer conferir?

1. Capturar

Primeiramente, você precisa tirar todas as ideias e lembranças da sua cabeça. Assim, você pode começar fazendo uma lista com todos os pensamentos que estão te rodeando. Liste obrigações, atividades, projetos, objetivos, locais que você quer conhecer, ideias, tudo! Despeje seus pensamentos no papel.

Isso é o que chamamos de ‘’caixa de entrada’’: quando você coloca todas as suas ideias no papel e esvazia a sua mente, além de trazer um alívio emocional, também traz uma tranquilidade gigante e você se livra daquela preocupação de esquecer alguma coisa.

2. Esclarecer

O segundo passo é ter uma visão mais categorizada de tudo aquilo que precisa fazer: olhar uma lista gigante com um milhão de afazeres pode te assustar um pouco, mas quando começamos a organizar essas atividades, tudo se torna mais fácil. O próximo passo é classificar cada ideia que você teve entre itens que não demandam ação e itens que demandam ação.

Itens que não demandam ação

• Aquilo que não for necessário, descarte;
• Se é algo que você quer realizar, mas no momento não é viável, coloque em uma nova lista de ‘’algum dia’’;
• Crie uma lista de referências para ideias que você vai querer consultar no futuro.

Itens que demandam ação

• Analise quais são as tarefas que demandam pouco tempo e já realize-as. Muitas vezes, uma atividade está apenas te preocupando e você poderia resolver isso em menos de 5 minutos;
• Atividades que não dependem exclusivamente de você e outras pessoas podem fazer, delegue-as;
• Programe todas as tarefas que você não pode descartar, nem delegar, mas que demandam um certo tempo;
• E para finalizar, se for uma tarefa muito grande transforme-a em um projeto, algo que tenha várias etapas.

3. Organizar

Agora que você já classificou aquilo que é importante e aquilo que pode descartar, está na hora de organizar suas atividades de acordo com cada área da sua vida (pessoal, profissional, qualidade de vida e relacionamentos). Vou te dar um exemplo para ficar mais claro:

Suponhamos que na minha lista de afazeres eu tenho dois itens:

1. Marcar reunião com a equipe para entrega do projeto X.
2. Agendar médico para fazer check-up.

O primeiro item vai para a minha lista ‘’profissional’’, já que se refere ao meu trabalho; e o segundo item vai para a lista de ‘’qualidade de vida’’, já que se refere a minha saúde. Algo bem simples de fazer, mas que vai te ajudar muito na hora de realizar todas as tarefas.

Agora pare um pouco, respire, conte até 3. Está absorvendo tudo direitinho? Então, vamos para a nossa penúltima etapa.

4. Refletir

Tão importante quanto fazer um planejamento é revisá-lo. Você pode fazer isso de 3 em 3 dias ou pelo menos uma vez na semana. É importante você dar um geralzão de todas as suas ideias e tarefas de novo para que você possa reavaliar as suas prioridades, acrescentar novas obrigações caso seja necessário e avaliar como está sendo o processo das atividades que você delegou. 

Uma dica para você não esquecer de revisar: defina isso como uma tarefa a ser cumprida no final do seu dia, coloque na sua agenda e tenha a certeza de que você dará um check nela.

5. Engajar

A última etapa, mas não menos importante, é a hora de fazer acontecer! É nessa hora que você coloca a mão na massa e para de postergar. Depois de tanto passo a passo e muita teoria é hora de colocar em prática. É importante lembrar que um planejamento sem a ação será sempre um planejamento fracassado, não tem outra forma de fazer dar certo a não ser, fazer! 

Por fim, anote no seu bloco de notas para nunca esquecer: capture, esclareça, organize, reflita e engaje.

Espero que o método GTD te ajude a se organizar e a colocar em dia todas as pendências que você tem acumuladas. Caso você queira conferir um resumo das etapas, eu tenho um post lá no meu instagram, onde explico cada item de uma forma direta. Salve para ler depois.

Espero que tenha ajudado você, nos falamos em breve!